20 darmowych narzędzi do pracy zespołowej online

Sprawna komunikacja w firmie to podstawa każdego rozpoczynanego projektu. W dobie start-upów i outsourcingu nasi pracownicy lub współpracownicy często rozsiani są po całej Polsce, a niekiedy nawet po całym świecie. Warto korzystać z różnych wirtualnych narzędzi, aby móc jak najszybciej i najlepiej skontaktować się z pozostałymi osobami z firmy.

Dropbox czy Google Docs, to programy znane większości osób, dlatego przygotowaliśmy zestawienie innych programów, które mogą przydać się w codziennej pracy. Dodatkowym filtrem zastosowanym w wyborze narzędzi była możliwość korzystania z nich bez niepotrzebnej instalacji. Zestawienie zawiera więc tylko te strony, które dostępne są online.

Spis treści:

• Czym są narzędzia do pracy zespołowej?
• Darmowe narzędzia do pracy zespołowej i zarządzania projektami
• Płatne narzędzia do pracy zespołowej i zarządzania projektami

Czym są narzędzia do pracy zespołowej?

Narzędzia do pracy zespołowej to oprogramowania i aplikacje, które są zaprojektowane w celu ułatwienia i usprawnienia pracy między współpracownikami. Jest to niezwykle pomocne podczas pracy zdalnej lub międzydziałowej. Te narzędzia są bardzo pomocne w takich aspektach jak komunikacja, zarządzanie projektami, współpraca nad dokumentami, czy monitorowanie postępów.

Stosowanie narzędzi do wspólnej pracy obejmuje kilka kluczowych aspektów:

1. Komunikacja:
   Komunikatory pozwalają na natychmiastową wymianę informacji między członkami zespołu. Bardzo szybko możemy sprawdzić, na jakim etapie jest dany projekt, kto zajmuje się poszczególnym zadaniem, czy dowiedzieć się, co inni myślą na przykład o proponowanej przez nas grafice. Wiele komunikatorów pozwala na dostosowanie kanałów dyskusyjnych pod określonych członków projektu. W ten sposób wszyscy zainteresowani od razu otrzymują wiadomość i są na bieżąco ze zmianami w projekcie.
2. Zarządzanie projektem:
   Narzędzia do zarządzania projektem umożliwiają tworzenie harmonogramów, przypisywanie zadań, koordynowania, czy sprawdzania postępów. W łatwy sposób można określić, na jakim etapie jest projekt, kto zajmuje się konkretnym zadaniem i pozwala śledzić czy projekt realizowany jest zgodnie z wyznaczonym planem.
3. Dokumenty:
   Dzięki udostępnieniu plików całemu zespołowi mamy pewność, że wspólnie pracujemy nad tą samą wersją danego dokumentu. Co więcej w czasie rzeczywistym możemy równocześnie recenzować, czy edytować, to nad czym pracujemy. Jest to bardzo pomocne, gdy tych dokumentów mamy dużo. Ostatnie wersje zapisywane są w chmurze, więc w łatwy sposób każdy z członków projektu może szybko sprawdzić dokument.
4. Zarządzanie zadaniami i śledzenie postępów:
   Tutaj narzędzia przydają się do kontrolowania postępów w projekcie. Jest to wyjątkowo ważne, ponieważ pokazuje nam to, na jakim etapie jest projekt i kto może mieć z nim ewentualny problem.
5. Spotkania online:
   W dzisiejszych czasach spotkania online są niezwykle pomocne. Łatwiej jest nam się szybko połączyć zdalnie z zespołem niż umawiać się na spotkanie w biurze. Czasem chcemy tylko dograć jedno zdanie i efektywniej jest się szybko połączyć na kilka minut niż poświęcać więcej czasu na dojazdy.

Stosowanie narzędzi ułatwiających pracę zdecydowanie wpływa na poprawę efektywności i zmniejsza ryzyko błędów komunikacyjnych. Wszystkie komunikaty, czy polecenia są transparentne i łatwo do nich wrócić i upewnić się przy swoich działaniach.

Darmowe narzędzia do pracy zespołowej i zarządzania projektami

W ofercie mamy wiele darmowych narzędzi pomocnych w pracy zespołowej i zarządzania projektami. Poniżej klika z nich:

1. Trello:
   To narzędzie, które zdecydowanie ułatwia prace nad projektami. To narzędzie zostało stworzone w 2011 roku i na stałe zagościło w firmach zajmujących się projektami. Jego funkcjonalności oparte są na koncepcji tablicy kanban. Trello umożliwia dodawanie i organizowanie zadań, projektów, czy procesów za pomocą kart, które w łatwy sposób możemy przeciągać na wirtualnej tablicy. Trello to darmowy program, w którym możemy organizować zadania w formie listy na tablicy, przypisywać tematy do kart, a nawet wprowadzać komentarze, czy załączniki. Dużą zaletą są informacje o postępach w projektach, a także to, że możemy nadawać terminy do wykonywanych zadań.
   Podsumowując Trello jest bardzo intuicyjnym narzędziem, którego możemy używać zarówno w wersji przeglądarkowej, jak i aplikacji na swoim telefonie.

   

2. Asana
   To kolejne darmowe narzędzie, które zdecydowanie usprawni naszą pracę. Asana została założona w 2008 roku i do teraz cieszy się wielką popularnością. Umożliwia pracownikom skuteczne planowanie, organizowanie, czy śledzenie swojej pracy. Główne cechy tego narzędzia to tworzenie projektów i przypisywanie do nich konkretnych zadań. Plusem jest dzielenie projektów, czy zadań w różnych grupach lub zespołach. Możemy też ustawić powiadomienia o zmianach w zadaniach i tym sposobem jesteśmy na bieżąco z całym projektem. Asana również daje możliwość integracji z innymi narzędziami takimi jak Google Drive, Dropbox, czy Slack.
3. Slack
   To kolejne bezpłatne narzędzie, które ułatwi pracę. Slack powstał w 2013 roku i cały czas cieszy się popularnością wśród firm. Poprzez swoje funkcje jest szczególnie polecany dla firm, które pracują zdalnie. Główne cechy Slacka to: organizacja wideo rozmów w różnych kanałach, przesyłanie załączników, czy plików pdf bezpośrednio podczas rozmów. Możliwość integracji z wieloma platformami zewnętrznymi, czy wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych materiałów.
4. Miro
   To następne narzędzie do pracy zespołowej oparte na platformie online, które umożliwia wspólną pracę nad projektami, tworzenie diagramów, zarządzanie zadaniem i tworzenie koncepcji. Miro jest znane ze swojej interaktywnej tablicy, która może pełnić różnorodne funkcje, takie jak tworzenie map myśli, planowanie projektów, prowadzenie wideokonferencji, czy rysowanie diagramów.
5. Canva
   Platforma do projektowania graficznego i tworzenia treści wizualnych, która może być używana w kontekście pracy zespołowej w celu wspólnego tworzenia i edytowania grafiki, prezentacji, dokumentów oraz innych materiałów wizualnych. Ta aplikacja pozwala opracować szablony i grafiki, do których wszyscy użytkownicy będą mieli wgląd. Dodatkowo Canva pozwala w tym samym czasie edytować grafikę różnym użytkownikom – pomaga to podczas wspólnych projektów.
6. MindMup
   Darmowe narzędzie do tworzenia map myśli online, które umożliwia szybkie i intuicyjne tworzenie diagramów myśli w przeglądarce internetowej. Jest prosty w użyciu i oferuje szereg funkcji ułatwiających organizację pracy, planowanie projektów, oraz tworzenie struktur informacyjnych.
7. Discord
   Platforma komunikacyjna, pierwotnie zaprojektowana z myślą o graczach, ale z czasem zdobyła popularność także w innych społecznościach online. Jest to komunikator głosowy i tekstowy, który umożliwia użytkownikom tworzenie serwerów, na których mogą rozmawiać, dzielić się informacjami i współpracować w czasie rzeczywistym. Discord jest dostępny na różnych platformach, w tym na komputery stacjonarne, przeglądarki internetowe oraz urządzenia mobilne.
8. Skype
   Pomimo, że został początkowo zaprojektowany jako narzędzie do komunikacji osobistej, z czasem zyskał na znaczeniu również w kontekście pracy zespołowej. Na tym komunikatorze użytkownicy mają możliwość zorganizowania wideokonferencji, korzystania z czatu grupowego, przesyłania plików, czy nawet udostępniania ekranów innym rozmówcom.

   

9. Zoom
   Platforma do wideokonferencji, webinarów, spotkań online i współpracy zespołowej. Zoom stał się szczególnie popularny w kontekście pracy zdalnej, umożliwiając zespołom komunikację i współpracę w czasie rzeczywistym, nawet jeśli członkowie zespołu są rozmieszczeni geograficznie.
10. Jira
    To kolejne narzędzie do zarządzania projektami. Jest szeroko stosowane w branży IT i nie tylko, umożliwiając zespołom skuteczne planowanie, śledzenie postępów, zarządzanie zadaniami oraz współpracę w ramach projektów. Jira oferuje szereg funkcji, które pomagają w organizacji pracy zespołów i utrzymaniu przejrzystości w procesie zarządzania projektami. Dzięki jej funkcjonalnością możemy śledzić postępy w toczących się projektach, a także tworzyć ich raporty i analizy.
11. Clockify
    Narzędzie do śledzenia czasu, które umożliwia użytkownikom monitorowanie czasu przeznaczonego na różne zadania, projekty czy działania. Jest to narzędzie szczególnie przydatne dla zespołów projektowych, ponieważ możemy jasno sprawdzić, ile czasu zajmuje dany punkt projektu, a następnie zoptymalizować dalsze kroki w zadaniu.
12. TimeCamp
    To następne narzędzie do śledzenia czasu, zarządzania projektami oraz analizy wydajności pracy. Dużym plusem poza samym monitorowaniem czasu pracy jest integracja z wieloma popularnymi narzędziami do zarządzania projektami, takimi jak Trello, Asana, Jira czy Basecamp. Zdecydowanie ułatwia to łączenie projektu z poświęconym czasem na niego.
13. Toggl
    Kolejne narzędzie do monitorowania czasu, które umożliwia użytkownikom zapisywanie czasu przeznaczonego na różne zadania, projekty czy klientów. Ciekawą innowacyjnością w tym narzędziu jest harmonogram, który pozwala zaplanować użytkownikom zadania, które później będą wykonywać.

    

14. Piktochart
    Narzędzie do tworzenia infografik, prezentacji i innych materiałów wizualnych, które może być wykorzystane w pracy zespołowej. Dzięki kolaboracji możemy podłączyć innych użytkowników do naszego projektu i wspólnie pracować nad materiałami graficznymi. Dodatkowo Piktochart integruje się z innymi narzędziami, takimi jak Google Drive czy Dropbox, co ułatwia dostęp do plików i udostępnianie projektów w zespole.
15. Vectr
    Darmowe narzędzie do projektowania grafiki wektorowej, które może być używane w pracy zespołowej. Podczas pracy nad obiektem, użytkownicy mają możliwość współdzielić projekty, a także komentować i zgłaszać błędy.
16. Dokumenty Google
    Bardzo prosty edytor tekstu działający w przeglądarce, eliminujący konieczność instalowania dodatkowego oprogramowania. Pozwala wielu osobom jednocześnie pracować nad treścią, edytować i dodawać komentarze. Udostępnienie dokumentu odbywa się za pomocą wygenerowanego linku, z możliwością określenia roli użytkownika, umożliwiającej edycję, przeglądanie lub komentowanie.
17. Arkusze Google
    Darmowe narzędzie do analizy danych oparte na chmurze. Działa w czasie rzeczywistym, umożliwiając pracę zespołową z dowolnego miejsca i urządzenia. Udostępnianie arkusza kalkulacyjnego działa podobnie do dokumentów, a zabezpieczenia obejmują m.in. planowanie dat wygaśnięcia treści, przyznawanie dostępu i wyłączanie go dla konkretnych użytkowników, a także kontrolę nad pobieraniem, kopiowaniem i drukowaniem.
18. Kalendarz Google
    Forma kalendarza grupowego z synchronizacją z innymi narzędziami, zapewniająca ciągły przepływ informacji w firmie. Ułatwia organizację pracy poprzez uwzględnianie spotkań w Google Meet. Pozwala planować i zaznaczać urlopy, wydarzenia czy indywidualne zadania, a administratorzy mogą przypisywać osoby do organizacji i dodawania wydarzeń, zachowując elastyczność.

    

19. Google Meet
    Narzędzie do organizowania spotkań wideo. Umożliwia szybkie i łatwe utworzenie lub zaplanowanie wideokonferencji bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Utworzone spotkanie można łatwo dodać do Kalendarza Google, co ułatwia planowanie i organizację spotkań zespołowych online.
20. Dysk Google
    Platforma do przechowywania i udostępniania plików w chmurze. Pozwala zespołowi na współpracę nad dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi, prezentacjami i innymi plikami w czasie rzeczywistym. Działa również, jako miejsce do przechowywania plików, które są łatwo dostępne dla wszystkich członków zespołu.

Płatne narzędzia do pracy zespołowej i zarządzania projektami

Istnieje bardzo wiele oprogramowań, czy aplikacji płatnych do udoskonalania pracy zespołu. Poniżej kilka z nich:

1. Trello Business Class:
   We wcześniejszej części artykułu opisywaliśmy podstawową i bezpłatną wersję tego oprogramowania, a tutaj chcielibyśmy się skupić na jego płatnej odsłonie. Głównymi różnicami między podstawowym narzędziem, a płatnym jest nieograniczona liczba zespołów i tablic. Co więcej mamy dostępne zaawansowane funkcje administracyjne, co pozwala na lepszą kontrolę nad bezpieczeństwem danych. Kolejną różnicą są zaawansowane możliwości dostosowywania uprawnień dostępu do poszczególnych członków zespołu. Trello Business Class pozwala na korzystanie z większej liczby automatyzacji zwanych Power-Up, które upraszczają wykonywanie powtarzających się działań.
2. Notion Personal Pro:
   Płatna wersja programu umożliwia nieograniczone przesyłanie danych. Użytkownicy mogą korzystać z większej ilości danych, plików oraz treści. Dodatkowo płatna wersja umożliwia integrację z innymi platformami, a także mamy możliwość dołączania różnych wersji do plików oraz możliwość śledzenia zmian w dokumentach. Dodatkowo abonenci tej wersji programu mają priorytetowe wsparcie obsługi klienta.
3. Monday.com Pro:
   To oprogramowanie w wersji płatnej ułatwi pracę całego zespołu. Poza narzędziami z pakietu darmowego po wykupieniu wersji płatnej otrzymujemy nieograniczoną liczbę projektów, zaawansowane filtry i integracje, a także priorytetowe wsparcie obsługi klienta.

Zalety i wady aplikacji do pracy zespołowej

Aplikacje do pracy zespołowej oferują szereg zalet i korzyści, ale jednocześnie mogą wiązać się z pewnymi ograniczeniami, czy wyzwaniami.  Poniżej lista zalet i wad związanych z korzystaniem tego typu narzędzi:

Zalety:

• Efektywna komunikacja:
  W bardzo szybki sposób możemy uzyskać odpowiedź na nurtujące nas pytania dotyczące projektu. Natychmiast możemy zorganizować spotkanie online i przedyskutować sporną kwestię.
• Zarządzanie dokumentami:
  Oprogramowania do wirtualnej edycji dokumentów dają nam możliwość ich edycji w czasie rzeczywistym. Jest to niezwykle pomocne, ponieważ pracujemy wspólnie nad tą samą wersją dokumentu, więc unikniemy potencjalnych błędów przy przesyłaniu plików.
• Śledzenie postępów:
  Kolejną zaletą jest możliwość śledzenia postępów projektu. Możemy sprawdzić, jak idzie praca grupowa, czy ktoś napotkał jakieś przeszkody, a jeśli tak to możemy szybko reagować.
• Dostępność:
  Aplikacje pozwalają nam pracować z każdego miejsca na ziemi. Nie musimy się ograniczać do biura. Wszystko przechowywane jest w chmurach lub serwerach i dzięki temu mamy możliwość pracy online nad projektem.

Wady:

• Duża liczba powiadomień:
  Aplikacje wysyłają mnóstwo powiadomień o zmianach w projektach, może to wpływać na rozproszenie i utratę skupienia.
• Nauka obsługi:
  Przed przystąpieniem do działania w aplikacji, trzeba ją dobrze poznać i jeszcze przeszkolić pracowników, aby każdy mógł z niej swobodnie korzystać.
• Koszty licencji:
  Jeśli decydujemy się na wersję płatną, to musimy liczyć się z kosztami.
• Stały dostęp do internetu:
  Aby pracować w wyżej opisanych aplikacjach i programach trzeba mieć stały dostęp do internetu. Jeśli stracimy łączność, to możemy też utracić niezapisane zmiany.

Podsumowanie

Narzędzia do pracy zespołowej są bardzo ważne podczas zarządzania projektem. Ułatwiają pracę całemu zespołowi i są niezwykle transparentne, przez co minimalizujemy czas pracy. Zdecydowanie łatwiej i szybciej jest podpiąć procedurę czy zadanie w projekcie niż umawiać się na spotkanie w biurze, aby wspólnie to przedyskutować.

Przed przystąpieniem do dużego projektu dobrze jest potestować różne rodzaje narzędzi, dzięki temu będziemy wiedzieć, które funkcjonalności są dla nas odpowiednie i czy wystarczy nam wersja podstawowa, czy jednak musimy zainwestować w wersję płatną.

Spodobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się na newsletter - nie spamujemy!